V. Подготовка и участие компании в выставках и презентациях

Владелец (хозяин) процесса: подразделение маркетинга.

Участники процесса: руководители и сотрудники подраз­делений сбыта (продаж), конструкторско-технологического, планово- экономического, финансового, производственного, контроля качества, организационно-правового, гарантийного обслуживания и сервисного сопровождения, административно-технического и информационных технологий.

Порядок выполнения работ

1. Разработать структуру нолей ЕБД, отражающих информацию об участии компании в выставках, порядок и ответственность за досто­верность вносимой информации в них и уровни доступа к отдельным нолям ее для сотрудников подразделений компании, включающую следующие сведения:

■ нолное название выставки;

■ указание источников, из которых была получена информация о выставке;

■ категория выставки и на кого она ориентирована (меню-под­сказка);

■ официальный организатор выставки;

■ с какого года проводится выставка;

■ страна, город и время проведения;

■ общая площадь выставочной экспозиции и количество экспо­нентов на ней (планируемое);

■ стоимость квадратного метра стандартно оборудованной экс­позиционной площади;

■ минимальная площадь аренды выставочной площади (кв. м);

■ минимальный размер стенда (кв. м), арендуемого компанией на выставке в предшествующие годы (если она принимала уже участие, то ссылка на файл, где размещен отчет об участии в выставке);

■ сроки подтверждения (оплаты) организаторам выставки уча­стия компании в ней (указывается конкретная дата);

■ стоимость размещения стандартного блока информации в офи­циальном каталоге (при фактическом или заочном участии);

■ данные о планируемом участии в выставке основных конку­рентов или об их участии в предыдущих выставках;

■ виды или группы изделий, которые могут быть признаны кон­курентными из числа планируемых к демонстрации конкурентами ( с иравоч н и к- иоде каз ка );

■ официальный язык выставки (на каком языке размещается информация в официальном каталоге выставки);

■ в каких специализированных, региональных и национальных СМИ, в том числе на каких серверах Интернета, будет освещаться или освещалась эта выставка в прошлые годы;

■ есть ли в стране (регионе) проведения выставки наши партне­ры компании (дистрибьюторы), если да, то выставляются ли они на ней самостоятельно;

■ экспертная оценка эффективности участия компании в выстав­ке в прошедшие годы (оценка достижения поставленных целей но «Ито­говому отчету об участии компании в выставке» дается в баллах).

2. Подготовить в установленный срок план участия компании в выставках на год, где указывается:

■ полное название выставки;

■ страна, город и время проведения;

■ каковы приоритетные цели участия компании в выставке или презентации (указывается не более одной-трех целей из справочника- подсказки);

■ ожидаемые результаты участия компании в выставке (презен­тации) (в количественном и качественном измерении);

■ сроки подтверждения участия компании в выставке (указы­вается последняя дата официального подтверждения участия компа­нии в выставке);

■ рекомендуемый объем экспозиционной площади и павильон;

■ рекомендуемый список изделий, которые необходимо выста­вить для экспонирования;

■ рекомендуемый состав делегации компании на выставке (коли­чество сотрудников; указать, из каких подразделений);

■ подразделение компании, сотрудник которого будет ее ответст­венным представителем на выставке (если подразделением, ответствен­ным за участие в выставке, является не служба маркетинга);

■ целесообразность привлечения к участию в выставке (презен­тации) партнеров, в том числе в части долевого финансирования рек­ламных и РЛ-акций;

■ экспертная оценка эффективности участия компании в прош­лых выставках (презентациях) (дается балльная оценка достижения поставленных целей ио «Итоговому отчету об участии компании в вы­ставке (презентации)»);

■ ориентировочный бюджет участия компании в выставке (пре­зентации), включая:

— стоимость экспонируемой площади,

— стоимость доставки экспонатов на выставку и обратно,

— расходы на рекламную поддержку в период проведения выставки,

— командировочные расходы,

— непредвиденные расходы (в размере до 10% общей стоимо­сти всех затрат но участию в выставке).

3. Подготовленный план участия компании в выставках на пред­стоящий год направить руководителям подразделений сбыта (продаж),
конструкторско-технологического, иланово-экономического, финансо­вого, производственного, контроля качества, юридического и инфор­мационных технологий для согласования и руководителю компании для утверждения.

4. После утверждения плана участия компании в выставках до 5-го числа месяца, предшествующего началу квартала, подготовить проект приказа руководителя компании о Плане мероприятий но иод- готовке и участию компании в выставке и направить его на согласова­ние руководителями указанных в нем подразделений и утверждения руководителем компании. Примерный план мероприятий но подготовке и участию компании в выставке приведен в табл. 5.6.

Таблица 5.6

План мероприятий по подготовке и участию компании в выставке



Сроки
Ответственные исполнители

Наименование мероприятия



Подразделение маркетинга

Подготовка официальной заявки на уча­стие в выставке (презентации), включая объемы арендуемой экспозиционной пло­щади и согласование всех вопросов с орга­низаторами выставки (презентации) по участию компании в ней



Определение количественных и качествен­ных целей участия компании в выставке (презентации) (в количественных и каче­ственных показателях)

Подразделения маркетинга и финансов



Разработка плана экспозиции компании (дизайн-проект) и составление списка изделий, которые будут экспонироваться на выставке (презентации)

11 од раз де л е и и я м а р кет и н га, сбыта (продаж) и конструк­торе ко - тех н ологи ч ее кое



Подготовка образцов изделий для экспо­нирования на выставке (презентации), а также средств оргтехники, которые будут использоваться на стенде

Подразделения сбыта (продаж), производственное, административно-техниче­ское, маркетинга



Подразделение маркетинга

Согласование с партнерами компании в стране прохождения выставки (презентации) совместных рекламных и РЯ-акций, в том числе приглашений на стенд потребителей, представителей национальных СМИ, включая специализи­рованные и др.



Оплата участия компании в выставке (презентации), в том числе рекламных акций, если они предусмотрены

Подразделения маркетинга и финансов



Определение персонального состава делегации компании на выставку (презентацию)

Руководители подразделений компании

Продолжение
Наименование мероприятия Ответственные исполнители Сроки
Подготовка необходимого количества бланков договоров и контрактов 11 од раздел е н и я м ар кети и га, сбыта (продаж), организа­ционно-правового

Подготовка текстов пресс-релизов и других Конструкторско-технологи- официальных материалов для размещения ческое и др. в национальных СМИ, в том числе специа­лизированных

Подготовка рекламно-информационных Подразделение маркетинга материалов в необходимых количествах
Подготовка памяток для стендистов Подразделения:
и тезисов ответов на вопросы посетителей
стенда:
— о новых видах изделий, в том числе конструкторско-
впервые экспонируемых (акцент техпологическое
на сферах применения и отличиях
от конкурентов), ответы на наиболее
часто задаваемые вопросы, касающиеся
технических характеристик и потреби­
тельных свойств;
— об ассортиментной политике компа­ п роизводствен ное
нии, в том числе о планируемых к выпу­ и маркетинга
ску новых изделиях и сроках их выхода
на рынок (принятия заказов или готов­
ности опытных образцов);
— о политике сервисного гарантийного обслуживания
сопровождения; и сервисного сопровождения
— о политике в сфере организации маркетинга
взаимоотношений с партнерами;
— о ценовой политике планово-экономическое
Организация доставки экспонатов Подразделения администра­
и рекламно-информационных материалов тивно-техническое
на выставку и маркетинга

Разработка блока вопросов для интервьюи- Подразделения конструктор- рования посетителей (в бумажном ско-технологическое

и электронном виде) и маркетинга


Разработка формы отчета (в бумажном Подразделение маркетинга и электронном виде) об участниках выстав­ки (презентации), заполняемой сотрудника­ми компании непосредственно на выставке
Подготовка и представление отчета об ито­ Ответственный В течение
гах участия компании в выставке руково­ сотрудник компании пяти рабо­
дителям подразделений маркетинга, ком­ на выставке чих дней
мерческого, сервиса и финансового с даты их
возвраще­
ния в ком­
панию

Ответственные исполнители
Сроки

Наименование мероприятия



Представление руководителю компании «Итогового отчета об участии компании в выставке (презентации)» и экспертная оценка ее эффективности (по 10-баллыюй шкале)

В течение 14 кален­дарных дней с даты завершения работы выставки или оконча­ния пре­зентации

Руководитель службы маркетинга



Размещение на внутреннем сервере компа­нии дайджеста «Итогового отчета об уча­стии компании в выставке (презентации)»

В течение пяти дней с даты его утвержде­ния

Подразделения маркетинга и информационных технологий



5.

Разработать правила проведения интервьюирования посети­телей стенда на выставке (презентации), предусматривающие:

■ правила поведения сотрудника компании, работающего на вы­ставке (должен проявлять максимальную активность но привлечению посетителей на стенд, отвечать на их вопросы и но возможности прово­дить их интервьюирование с фиксированием результатов);

■ порядок проведения интервьюирования посетителей (индиви­дуально, с использованием базового блока вопросов, с отражением его ответов в специальной электронной форме либо непосредственно в про­цессе общения, если это не вызывает негативного отношения со стороны посетителя, либо сразу но его завершении, но в любом случае в течение того же дня, когда оно проводилось);

■ порядок представления ежедневной отчетности о прошедшем рабочем дне (приблизительное количество посетителей за прошедший день, ранжирование их интереса к экснонируемым товарам или услугам, перечень наиболее часто задаваемых вопросов с отметкой в сиравочнике- иодсказке, внесение в него новых вопросов);

■ порядок общения сотрудника компании с посетителем во вре­мя его посещения стенда компании (ориентация на сбор необходимой информации и формирование (поддержание) бренда компании).

6. Разработать блок вопросов для интервьюирования посетителя стенда:

■ дату заполнения;

■ сведения о посетителе: - ФИО,

— наименование компании, которую он представляет,

— занимаемая им должность,

— адрес, в том числе электронный,

— телефон, факс (заполняется либо со слов, либо с визитной карточки посетителя),

— к какой категории из нижеперечисленных следует отнести посетителя (отметить):

конечный потребитель (указать, в какой сфере специали­зируется, выбрать из меню-иодсказки), посредник (указать в какой стране (регионе) он осуществ­ляет или планирует осуществлять свою деятельность), разработчик (производитель) изделий-аналогов, производитель (поставщик) изделий-аналогов, представитель специализированных СМИ (в том числе национальных, указать конкретно), другое (указать конкретно);

■ какими товарами заинтересовался посетитель (выбрать из меню- иодсказки изделия, представленные на выставке);

■ чем обычно мотивируется его выбор товара:

— новизной конструкции,

— техническими характеристиками,

— внешним видом и удобством использования (дизайн и (или) эргономика),

— возможностью модификации изделия под конкретные задачи,

— программным обеспечением функционирования изделия,

— сопроводительной (эксплуатационной) документацией на изделия,

— качеством,

— ценой,

— сроками изготовления (относительно даты заключения договора),

— организацией сервисного обслуживания,

— условиями и сроками поставки,

— брендом компании,

— другое (указать конкретно);

■ какие из основных характеристик товара (услуги) (не более трех из меню-иодсказки) посетитель считает наиболее важными при определении выбора изделия из числа конкурентных (отметить из числа приведенных в справочнике-подсказке);

■ какие изделия конкурентов посетитель упоминал как возмож­ные аналоги изделиям компании (выбрать из меню-подсказки);

■ приобретал или пользовался ли он ранее изделиями компании (какими именно, выбрать из меню-иодсказки). Если да, то что его более всего устроило или не устроило (выбрать из меню-иодсказки);

■ какие информационные материалы о товарах компании он хотел бы получить и когда это необходимо сделать (указать конкрет­ные сроки и в каком виде они должны быть предоставлены);

■ экспертная оценка посетителя как потенциального потребите­ля или партнера (но традиционной 5-балльной шкале);

■ примечание (свободное иоле для заметок).

7. Разработать структуру и форму «Отчета ответственного сотрудника компании об участии конкурентов в выставке», включающую список компаний-конкурентов (участников выставки) с указанием:

■ занимаемой ими экспозиционной площади (в кв. м);

■ перечня экспонируемых товаров или услуг, которые могут рас­сматриваться как конкурентные компании;

■ информации ио возможности полной о новых, ранее не демон­стрировавшихся товарах (услугах), которые могут быть признаны кон­курентными (если рекламно-информационные материалы производи­теля (поставщика) не удалось получить в печатном или электронном виде, то сотрудник компании заполняет стандартную электронную форму с указанием основных технических и потребительных характе­ристик товара (услуги) и, по возможности, делается его фотография на выставке);

■ использованных ими средств оргтехники для отображения информации на стенде (например, плазменный телевизор или жидко­кристаллические мониторы большого формата, мультимедийные проек­торы, Интернет и др.);

■ количества стендистов;

■ перечня рекламных и РИ-акций, проведенных ими в период работы выставки (желательно приложить либо сами материалы, напри­мер, пресс-релизы, специализированные рекламные материалы (выста­вочные бюллетени, местные газеты с РИ- и рекламными материалами о компаниях-конкурентах, если они распространяются на стенде);

■ экспертной сравнительной оценки экспозиции стенда компа­нии и ее основных конкурентов (дизайн экспозиции и доступность пред­ставленных образцов товаров, плюсы и минусы);

■ перечня передаваемых в подразделение маркетинга информа­ционных и рекламно-информационных материалов (официальный ка­талог выставки, проспекты, буклеты, листовки, описания, фотографии,

СО-диски, местные периодические СМИ, в том числе специализиро­ванные и др.).

8. Разработать порядок отчетности ответственного сотрудника на выставке об итогах участия в ней, включающий:

■ отчет об участии конкурентов в выставке;

■ отчет о проведенных рекламных и РИ-акциях, осуществлен­ных сотрудниками компании в период проведения выставки (в том числе совместно с партнерами компании) и фактически израсходован­ных на их проведение денежных средств (включая представительские расходы);

■ отчет о заключенных договорах и подписанных протоколах о намерениях, в том числе полный список заключенных договоров и протоколов о намерениях и следующих данных о них:

— общая сумма но заключенным договорам,

— наименование и количество товаров (услуг) но всем догово­рам и протоколам о намерениях (в том числе: с новыми потребителями, с партнерами),

— экспертная оценка участия в работе выставки партнеров компании и разработка предложений но повышению эффективности форм взаимодействия с ними на выставках в будущем;

■ сводная оценка общего количества посетителей стенда ком­пании, ироранжированных по степени их потенциальной значимости, в том числе среди приглашенных партнерами;

■ сводный список товаров (услуг), вызвавших наибольший инте­рес у посетителей, в разбивке ио категориям;

■ сводный список ранжирования посетителями стенда компа­нии значимости основных характеристик экспонируемых на выставке товаров (услуг);

■ сводный список наиболее часто задаваемых посетителями вопросов, замечаний, пожеланий и предложений, сгруппированных ио разделам:

— технические характеристики и потребительные свойства товаров (услуг),

— ассортиментная политика (освоение новых видов товаров (услуг) компании,

— качество товаров (услуг),

— сопроводительная (эксплуатационная) документация,

— гарантийное обслуживание и сервисное сопровождение,

— ценовая политика компании,

— политика регионального партнерства компании,

— политика партнерства компании в сфере кооперации но про­изводству комплектующих изделий;

■ сводный список наиболее часто упоминаемых посетителями аналогичных товаров и услуг конкурентов с указанием того, что их более всего привлекает в них но сравнению с товарами (услугами) компании (приводятся данные по каждому товару (услуге) у конкурента);

■ если в период проведения выставки имел место возврат това­ра, то приводится описание товара и характер дефекта;

■ конкретные предложения относительно целесообразности уча­стия компании в этой выставке в будущем и перечень мероприятий но повышению ее эффективности, включая:

— оценку целесообразности участия компании в выставке ио 10-балльной шкале (высший ранг — 10 баллов),

— порядок подготовки образцов товаров для экспонирования на выставке,

— размер арендуемой площади, выбор павильона (если их не­сколько) или места в нем (если предусмотрена отдельная оплата за расположение стенда в нем или этажность),

— рекомендуемый для экспонирования перечень товаров (услуг),

— дизайн стенда,

— наличие дополнительных средств оргтехники и мульти­медиа на стенде,

— перечень необходимых рекламно-информационных мате­риалов, которые пользуются наибольшим спросом, и пред­ложений ио размещению пресс-релизов в конкретных СМИ, оценку целесообразности подготовки дайджестов на нацио­нальных языках и оперативного отражения участия компа­нии в выставке на веб-сайте компании,

— целесообразность осуществления рекламных и РИ-акций в период проведения выставки и привлечения к ним парт­неров компании,

— подготовки дополнительных методических и справочных материалов (например, памяток для стендистов и др.).

9. Провести анализ данных из отчета ответственного сотрудника на выставке, мониторинга материалов в СМИ и Интернете, освеща­ющих выставку, финансового отдела о фактическом расходовании денежных средств на участие компании в выставке и подготовить ито­говый отчет об участии компании в выставке, включающий в себя:

■ данные о заключенных договорах (общая сумма и ио каким товарам (услугам);

■ данные об основных конкурентах, принимавших участие в вы­ставке и экспонируемых ими товарах (услугах), в том числе новых, ранее не экспонировавшихся (подробно);

■ данные об общем количестве посетителей стенда компании по категориям;

■ перечень товаров (услуг), вызвавших наибольший интерес у различных категорий посетителей стенда компании;

■ перечень товаров (услуг) конкурентов компании, наиболее часто упоминаемых посетителями стенда, и того, что их более всего при­влекает или нет в них, в сравнении с аналогами у компании (приводятся данные конкретно но каждому товару (услуге) и конкуренту);

■ анализ популярности у посетителей рекламно-информацион­ных материалов и целесообразность подготовки памяток стендистам по конкретным видам товаров (услуг);

■ перечень наиболее часто высказываемых замечаний, пожела­ний и предложений посетителями в адрес компании, касающихся харак­теристик, качества, ассортимента, программного обеспечения, эксплуа­тационной документации, цены, условий поставок и организации сервисного обслуживания товаров;

■ данные о качестве экспонируемых товаров, в том числе но имев­шим место причинам отказов;

■ анализ организации взаимоотношений с партнерами компании в период проведения выставки (презентации) и предложения но повы­шению их эффективности;

■ экспертная оценка эффективности, осуществленных в период подготовки и проведения выставки рекламных и РИ-акций;

■ результаты анализа мониторинга освещения выставки в целом и компании в частности в СМИ, в том числе специализированных, и в Интернете;

■ анализ соответствия фактического и планируемого бюджетов финансирования участия компании в выставке и причин несоответ­ствия, если они имеют место;

■ оценка уровня достижения планируемых количественных и каче­ственных целей но итогам участия компании в выставке (конкретно);

■ экспертная оценка целесообразности дальнейшего участия компании в выставке по 10-балльной шкале с отражением утвержденно­го ее значения в ЕБД;

■ предложения но повышению эффективности участия компа­нии в аналогичной выставке на предстоящие периоды.

10. Подготовленный дайджест итогового отчета об участии ком­пании в выставке направить руководителям всех структурных подраз­делений для информации и руководителю компании для утверждения.

<< | >>
Источник: В.В. Кеворков, Д.В. Кевор­ков. Практикум но маркетингу: учебное пособие. - 4-е изд., исрсраб. и дои. - М.: КНОРУС, - 566 с.. 2015

Еще по теме V. Подготовка и участие компании в выставках и презентациях:

  1. 10. Участие в выставках, ярмарках, экспозициях
  2. 18. РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ ПРОИЗВОДИМЫХ (ПРИОБРЕТЕННЫХ) И (ИЛИ) РЕАЛИЗУЕМЫХ ТОВАРОВ (РАБОТ, УСЛУГ), ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА, ТОВАРНОГО ЗНАКА И ЗНАКА ОБСЛУЖИВАНИЯ, ВКЛЮЧАЯ УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКАХ И ЯРМАРКАХ(ПП. 28 П. 1 СТ. 264 НК РФ)
  3. Подготовка персонала компании к проекту изменений
  4. 2. Особенности подготовки к судебному разбирательству дела с участием иностранных лиц
  5. 33.2. Международные филателистические программы и выставки
  6. 16.2. Компетенция арбитражных судов в России по деламс участием иностранных лиц. Виды подсудности дел с участием иностранных лиц. Пророгационное соглашение
  7. КОМПАНИЯ МАТЕРИНСКАЯ
  8. КОМПАНИЯ МАТЕРИНСКАЯ
  9. Холдинговые компании
  10. КОМПАНИЯ ДОЧЕРНЯЯ
  11. КОМПАНИЯ ДОЧЕРНЯЯ