Инструкции по защите деловой тайны и список информации по маркетингу, которая является конфиденциальной

Инструкция включает:

1. Распространение документов соответственно уровню конфи­денциальности.

2. Мероприятия и процедуры для сохранения деловой тайны.

3. Ответственность за принятие мер безопасности и методики.

Распространение документов.

■ Следующие ответственные лица определяют уровень конфи­денциальности документа но маркетингу: руководитель подразделения маркетинга, сотрудники подразделения маркетинга. Ответственное лицо устанавливает уровень конфиденциальности документа во время его создания.

■ Вдобавок к уровню конфиденциальности устанавливается и срок действия конфиденциальности. Если срок не оговорен, длитель­ность конфиденциальности документа но маркетингу заканчивается через три года после истечения периода, который указан в этом до­кументе.

■ Хранятся конфиденциальные документы но маркетингу, если не оговорено иначе, на протяжении пяти лет после истечения периода, который указан в документах.

■ Уровень конфиденциальности документов, которые были при­несены в маркетинг с других областей и подразделений, остается неиз­менным.

■ Информация, которая имеет статус конфиденциальной, рас­пределяется согласно ее важности, уровень секретности определяется Правилами урегулирования и защиты деловой тайны: строго конфиден­циальный, конфиденциальный и внутренний (информация внутреннего использования). Уровень «Строго конфиденциальный» установлен для данных, раскрытие которых нанесло бы огромный ущерб для компа­нии. «Конфиденциальный» уровень установлен для данных, раскры­тие которых приведет к нарушению работы компании. Утечка «инфор­мации внутреннего использования» приведет к нарушению отношений сотрудников как внутри компании, гак и за ее пределами.

Документы СТРОГОЙ СЕКРЕТНОСТИ в маркетинге:

■ пароли, коды, пароли к компьютерам и базам данных;

■ детали партнерских соглашений.

Секретные документы в маркетинге:

■ стратегия продвижения товаров (услуг);

■ стратегия но освоению (запуску) новых товаров (услуг);

■ прогнозирование продаж для будущих товаров (услуг);

■ план глобального запуска товаров (услуг);

■ отчет по запуску товаров (услуг);

■ брендовые стратегии, маркетинговые и рекламные планы;

■ ранжирование продвигаемых товаров (услуг);

■ планы действий но продвижению;

■ отчеты ио процессу продвижения;

■ планы ио спонсированию;

■ отчеты ио спонсированию;

■ планы ио разработке новых товаров (услуг) и распростране­нию;

■ отчеты ио результатам испытаний и пробным продажам;

■ планы ио продажам;

■ отчеты ио продажам;

■ вторичные источники информации о продажах;

■ анализ рынка;

■ планы ио инвестированию в продвижение товаров (услуг);

■ отчет но инвестированию в продвижение товаров (услуг);

■ планы ио непрямым расходам;

■ отчеты и о непрямым расходам;

■ все договоры;

■ база данных клиентов;

■ список имен партнеров ио продвижению товаров (услуг);

■ справочник (руководство) по маркетингу;

■ справочники по брендам;

■ записи и заметки ио всем встречам;

■ сведения о ситуации в регистрации обращений в компанию ио вопросам поставки;

■ личная информация о сотрудниках;

■ отчеты ио оценке сотрудников;

■ список перспективных сотрудников;

■ планы ио обучению персонала;

■ отчеты но обучению персонала;

■ контактные адреса сотрудников.

Внутренние документы по маркетингу:

■ внутренние директивы и инструкции, которые не указаны в списке СЕКРЕТНЫХ документов.

Мероприятия и процедуры для обеспечения и сохранения де­ловой тайны:

■ Покидая офис, сотрудник должен запирать ящики стола, шка­фы, комнаты, где хранятся конфиденциальные документы. Эти доку­менты не должны быть на столе в присутствии особ, которые не рабо­тают в компании.

■ Сотрудник должен немедленно информировать руководство о любых действиях, которые влекут за собой утечку или неправомер­ное уничтожение секретной информации, неправильное использова­ние или злоупотребление этой информацией, вытекание, предоставле­ние, утаивание или внесение изменений в конфиденциальную информацию. Сотрудник должен пытаться предотвратить такие дей­ствия.

■ Уничтожение секретных документов должно осуществляться таким образом, чтобы предотвратить возможность дальнейшего исполь­зования «уничтоженных» документов или других материалов. Необ­ходимо использовать бумагорезательные машины для уничтожения и а 11 и с а и н ы х м атер и ал о в.

■ Деловые тайны («Строгая конфиденциальность») должны иметь ограниченное количество копий. Если необходимо скопировать документ, это может сделать только уполномоченное лицо, каждая ко­пия должна быть пронумерована. Любое дальнейшее копирование стро­го запрещено.

■ Руководители отделов компании должны быть в курсе дета­лей в Правилах установления и защиты деловой тайны.

Общие меры предосторожности по защите электронной инфор­мации:

■ строгое использование личных паролей;

■ предотвращение доступа неуполномоченных лиц к ПК;

■ постоянное отсоединение от сети, когда компьютер остается без присмотра или когда отключен пароль доступа;

■ если конфиденциальная информация (документы) хранятся только на ПК, пользователь должен обеспечить их сохранность и за­щиту, использовать дополнительную защиту пароля, шифрование, иметь резервную копию в защищенном месте.

■ доступ к личным базам данных, имеющим статус конфиден­циальный (строго конфиденциальный), возможен только посредством ввода специальных паролей. Ответственный человек определяет, кто может иметь доступ к данной информации и какие действия, связан­ные с этой информацией, он или она может выполнять;

■ если документы хранятся на сервере, ответственный человек должен сделать список лиц, имеющих право доступа к этим документам, и перечислить действия, которые можно осуществлять над этими до­кументами (писать, удалять, читать, распечатывать).

Примечания относительно документов:

■ документы с конфиденциальной (строго конфиденциальной) информацией должны быть четко отмечены, находиться на своем мес­те, иметь примечание, объясняющее секретность и ее уровень — кон­фиденциальный или строго конфиденциальный;

■ в течение подготовки строго конфиденциального документа каждая страница должна иметь примечание, в оригинале должна быть информация о том, сколько копий данного документа существует (на­писанных, напечатанных, нарисованных, скопированных). Каждая ко­пия такого документа должна иметь свой номер или код, чтобы можно было легко ее отследить. Чтобы отправлять документы, имеющие ста­тус «конфиденциальный (строго конфиденциальный)», по электрон­ной почте, секретность должна быть отмечена:

а) термин «Конфиденциальный» установлен иод Опции сооб­щения — Чувствительность — Конфиденциальность;

б) термин «Строго конфиденциальный» устанавливается так же, как описано для термина «Конфиденциальный», выбором до­полнительной категории «Строго конфиденциальный» в са­мом электронном сообщении;

в) термин «Для внутреннего использования» отмечается в са­мом электронном сообщении;

■ не позволяется пересылать конфиденциальные документы по электронной почте без предварительного одобрения первичного отпра­вителя письма.

Доступ к данным и документам, отмеченным как деловая тайна:

■ доступ к данным и документам, отмеченным как деловая тай­на позволяется только уполномоченным сотрудникам компании, кото­рые получили разрешение от других уполномоченных лиц,

■ доступ к документам, отмеченным как деловая тайна, не по­зволяется людям, которые не являются сотрудниками компании. Осо­бое внимание необходимо в общении со служащими других компаний, агентствами, которые охотятся за головами, журналистами;

■ доступ к определенной информации, имеющей статус деловой тайны, позволяется деловым партнерам в виде исключения, если эта информация свидетельствует о преимуществе продуктов компании;

■ только ответственное лицо (руководитель подразделения мар­кетинг, руководители подразделений и местные агенты но сбыту) мог- жет решать, какую информацию и в каком объеме можно передавать деловым партнерам. Если документ создан в другом подразделении, руководитель этого подразделения должен дать свое согласие;

■ в личных телефонных звонках или на групповых презентаци­ях должна быть использована только неконфиденциальная информа­ция. Она должна быть заранее приготовлена, проверена и одобрена иродакт-менеджером и (или) маркетинг-менеджером;

■ руководитель подразделения маркетинга должен заранее одоб­рить содержание презентаций и раздаточного материала для деловых партнеров. Раздаточные материалы, краткие изложения, которые вы­даются участникам, могут содержать только общеизвестную и обще­ственно доступную информацию.

Ответственность за выполнение мер безопасности и процедур:

■ ответственность за непрямое выполнение запланированных процедур и мер для защиты деловых тайн несут руководители отделов компании;

■ все сотрудники компании ответственны за защиту деловых

тайн.

Рекомендации

Общение по телефону. Телефон — это невидимое лицо компании и часто это первое звено в общении с теми, кто желает наладить пер­вый контакт с компанией. Главное правило состоит в том, чтобы всегда представляться независимо от того, устанавливаем контакт мы или другие связываются с нами. Когда мы делаем телефонный звонок впер­вые, мы должны всегда добавлять название своей компании.

Соблюдайте следующие правила:

■ звоните в удобное время, учитывая личное и деловое расписа­ние людей. Несмотря ни на что, ведите себя культурно;

■ после начального знакомства представьтесь более подробно;

■ говорите приятно, спокойно, мягко, решительно и убедитель­но. Будьте вежливы. Используйте простую и понятную речь. Вставай­те при обсуждении важных вопросов. По телефону мы создаем первое впечатление о нас, это играет большую роль в успехе звонка;

■ уважайте своего собеседника. Внимательный собеседник лег­ко ощутит ваше истинное отношение к нему. Используйте слова, кото­рые выражают уважение, часто обращайтесь к собеседнику но имени;

■ внимательно слушайте вашего собеседника. По его голосу, тону, акцентированию и напряжению можно определить истинное зна­чение его слов. Не перебивайте его вопросами до тех нор, пока он не закончит говорить;

■ телефонная беседа должна быть короткой и содержательной;

■ телефонное общение не уместно в следующих ситуациях:

— когда линии очень заняты,

— когда информация является конфиденциальной,

— для обсуждения тонких и обширных проблем,

— когда мы точно ожидаем отрицательный ответ,

— когда мы желаем избежать комментариев,

— сообщая неприятную информацию,

— с очень занятыми людьми или людьми с высоким положени­ем лучше всего связываются в письменной форме,

— когда коммуникация не срочна, поскольку информация в письменной форме обычно более понятна.

Деловая этика выбора и преподнесения подарков. Преподнесение подарков — это часть хорошо построенных деловых отношений. С тща­тельно отобранным подарком мы заявляем о себе как о представителе страны, деловом партнере, личном друге. Деловые подарки так же ото­бражают культуру компании и ее продукцию.

Деловыми подарками, которые являются неотъемлемой частью делового этикета, компания уделяет особое внимание своим партне­рам. Подарки могут быть разными, их выбирают для каждого индиви­дуально. Выбирая подарок, нужно принимать во внимание культурные ценности и личные особенности партнера. Подарки для партнеров из- за границы должны отличаться от подарков для внутренних партнеров. Предпочтительно дарить то, что связано с деятельностью компании, что выражает наши ценности и особенности, помогает продвигать и на­шу компанию, и нашу страну.

Выбор подарков зависит от случая, содержания и важности ме­роприятия. Компания учитывает практику деловой этики и руковод­ствуется системой налогообложения в соответствии с законом.

Упаковка и обертка дополняют имидж подарка. Использование полиэтиленового пакета или целлофановой обертки исключено, хотя могут использоваться пакеты с логотипом компании. Нельзя дарить букет цветов с упакованным подарком. В деловом этикете не нужно открывать подарок в присутствии того, кто дарит.

Деловая корреспонденция — отражение нашей деловой деятель­ности.

1. Письмо всегда должно быть обращено к определенному чело­веку. Для деловой корреспонденции важными являются следующие элементы:

— эстетичный вид (и для конверта, и для самого письма);

— аккуратность (исправления и типографические ошибки не допускаются);

— обращения и использование титулов (должны быть написаны полные адреса и полные названия должностей).

Например:

1) господин, госножа;

2) имя и фамилия + другие титулы;

3) деловая должность;

4) название организации;

5) полный адрес.

— тон общения (вежливый, конкретный, краткий),

— подпись: подпись одного человека: справа; подпись двух че­ловек: руководителя — справа, подчиненного или того, кто отвечает на письмо, — слева; несколько подписей: в алфавитном порядке,

— порядок информации в конце письма:

1) личная подпись;

2) напечатанные имя и фамилия;

3) должность;

4) P.S.;

5) приложение.

Деловые письма, отправляемые компанией, должны иметь шай­ку с логотипом и адресом компании, номерами телефонов, электрон­ным адресом. Шрифт должен быть строго определенного тина и разме­ра. В компании используется шрифт Times New Roman, размер 12. Шрифт Arial, размер 12 можно использовать для презентаций.

<< | >>
Источник: В.В. Кеворков, Д.В. Кевор­ков. Практикум но маркетингу: учебное пособие. - 4-е изд., исрсраб. и дои. - М.: КНОРУС, - 566 с.. 2015

Еще по теме Инструкции по защите деловой тайны и список информации по маркетингу, которая является конфиденциальной:

  1. Ерёмин В. Н.. Маркетинг: основы и маркетинг информации : учебник / В.Н. Ерёмин. — М.: КНОРУС, — 656 с., 2006
  2. § 6. ПЕРЕДАЧА ЛИЦА, ОСУЖДЕННОГО К ЛИШЕНИЮ СВОБОДЫ, ДЛЯ ОТБЫВАНИЯ НАКАЗАНИЯ В ГОСУДАРСТВЕ, ГРАЖДАНИНОМ КОТОРОГО ОНО ЯВЛЯЕТСЯ
  3. 28.3. Передача лица, осужденного к лишению свободы, для отбывания наказания в государстве, гражданином которого оно является
  4. § 3. Информация, наличие которой следует учитыватьпри выборе страховщика
  5. Меры Банка России по обеспечению безопасности и защите информации в платежной системе Банка России
  6. Обязанности работника в области охраны труда. Инструктаж работников по технике безопасности и производственной санитарии. Инструкции по охране труда, обязательные для работников. Контроль за соблюдением требований инструкций по охране труда
  7. ПРИНЦИП 6 Конфиденциальность
  8. 9.6. Маркетинг. Роль маркетинга в формировании стратегии поведения фирмы
  9. Конфиденциальность
  10. БАНКОВСКИЙ МАРКЕТИНГ - СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ФИНАНСОВОГО МАРКЕТИНГА
  11. Панкрухин Александр Павлович. Маркетинг : учеб. для студентов, обучающихся по специальности «Маркетинг»/ А. П. Панкрухин. — 6-е изд., стер. — М. : Издательство «Омега-Л»,— 656 с., 2009
  12. Статья 155. Разглашение тайны усыновления (удочерения)
  13. Конфиденциальность, обеспечение сохранности рабо­чих документов и право собственности на них
  14. Конфиденциальный (закрытый)факторинг
  15. Разглашение государственной тайны.
  16. Незаконные экспорт или передача сырья, материалов, оборудо­вания, технологий, научно-технической информации, незаконное выполнение работ (оказание услуг), которые могут быть использо­ваны при создании оружия массового поражения, вооружения и военной техники.